Принципы организации домашних семейных архивов и дополнительные материалы для проведения генеалогических исследований.

Одной из главных задач при проведении генеалогических исследований является не только архивный поиск необходимый информации, но и обеспечение обработки, хранения и передачи этой информации для ее дальнейшего использования.

Каждый из исследователей должен понимать, что необработанная и несохраненная информация может быть забыта, неверно оценена и даже потеряна. При этом сложность заключается в том, что в ряде случаев некоторую информацию будет просто невозможно восстановить. Начиная исследования, следует помнить, что задача по анализу, сохранению и передаче информации не менее сложна и трудоемка, чем сам генеалогический поиск. Более того, вследствие некоторой рутинности в подборе и хранении материалов многие исследователи уделяют мало внимание созданию личных и семейных архивов, снижая при этом результаты и ценность их генеалогических исследований. А сколько трагедий возникает при потере информации в результате таких обычных явлениях как переезд, выход из строя компьютера и т.п. Кому не знакомо отчаяние при выходе из строя винчестера, потере данных по различным причинам при отсутствии сохраненных копий!

Следовательно, очень важно не просто начинать исследования, но и правильно распоряжаться полученной информацией!

Как начинать исследования? Об этом каждый из пользователей сайта «Генеалогические чтения» может узнать из материалов «С чего начинать», размещенных в Каталоге файлов и на сайте VGD.

Данные материалы познакомят вас с некоторыми упрощенными принципами организации домашних семейных архивов.

В основе создания мало-мальски значимого архива, даже семейного, лежат принципы, характерные для организации любого архива и основанные на науке об архивах – архивоведении.

Приведу короткую справку об архивоведении и смежных областях знаний, необходимых для осуществления небольшого генеалогического исследования и формирования домашнего семейного архива.

Архивоведение – комплексная научная дисциплина, разрабатывающая теоретические, правовые и методические вопросы «науки об архивах».

В семейных архивах, в отличие от архивов организаций можно выделить только 2 компонента:

1. Теория и методика архивоведения.

2. Компьютерные архивные технологии.

Теория и методика архивоведения

Теория и методика архивоведения (сокращенно ТИМА) – основа архивоведения.

Объектом изучения ТИМА являются:

- текстовые документы на бумажной основе;

- кино, видео и фотодокументы;

- звукозаписи;

- микрофильмы, микрофиши и другие документы на различных носителях.

Предметом разработки ТИМА являются следующие принципы и методы работы с документами:

1) принципы отбора документов, подлежащие архивному хранению;

2) методы отбора документов, подлежащие архивному хранению и комплектование архивов;

3) способы хранения, обеспечивающие полную сохранность документов;

4) создание системы информации о содержании документов;

5) организация системы использования документной информации.

Учитывая комплексность архивоведения, стоит обратить внимание исследователей на тесную связь архивоведения с рядом областей знаний, необходимых для правильной оценки архивного документа. Укажу только несколько основных связей.

Историческая наука изучает процесс развития человеческого общества. Она помогает исследователю определить место документа и события в истории страны или региона, а так же помогает определить перспективное направление поиска того или иного документа.

История государственных учреждений изучает систему и функции учреждений и помогает исследователю разобраться в процессах формирования различных архивных фондов.

Палеография изучает систему начертаний письменных знаков и другие внешние признаки рукописей и помогает прочтению и пониманию древних документов.

Дипломатика изучает происхождение и структуру различных документов и помогает определить подлинность, дату создания документов и место их создания.

Геральдика изучает изображения на гербах, историю и т.п. и помогает установить фамильную и личную принадлежность герба.

Фалеристика изучает наградные системы и помогает установить время, событие и статут награды, и статус награжденного.

Кроме этого при исследованиях весьма перспективно использование таких областей знаний как: нумизматика, ономастика, эпиграфика, археогеография и т.п.

Конечно же, вам не надо будет сдавать экзамены по вышеперечисленным областям знаний, но по имеющемуся у автора опыту исследований можно сказать, что успехи в ваших исследований будут во многом зависеть от того, насколько вы образованы и в этих областях. Все же если вас удовлетворяет знание только 4-х поколений ваших предков, эти знания, возможно, вам не понадобятся. Но если вам предстоит работать в РГАДА без палеографии будет сложно, хотя и к трудностям прочтения старославянского можно приспособиться. В любом случае: четыре ли или двадцать поколений вас интересует, без создания семейного архива не обойтись!

Итак, вернемся к ТИМА, к принципу 1, который звучит так:

Принципы отбора документов, подлежащие архивному хранению.

Шаг 1

Какие же документы надо хранить?

Для того чтобы ответить на этот вопрос рассмотрим несколько определений термина «документ».

Документ – материальный объект с закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и пространстве (ГОСТ 16487-83).

Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (ГОСТ Р51141-98).

Эти определения для архивного дела вполне подходят, но требуют некоторого разъяснения и дополнения. Скажем, гранитный утес, в силу своей неинформативности, не является документом. А делает ли его документом надпись: «Здесь был Вася»? Такой документ призван пронести гордое имя «Вася» через века, как образец наскальной росписи, характерной для 20 века!

В архивном деле используется понятие архивный документ.

Архивный документ – ценный материальный носитель информации, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества или собственника. Это определение сразу полностью формализует принцип отбора документов – значимый документ – храни, незначимый - уничтожай. Значит документ «Здесь был Вася» необходимо уничтожить.

Вопрос значимости каждый решает сам, но все же можно сформировать некий общий список значимых документов:

1) личные и семейные свидетельства (имеется ввиду о рождении, образовании и т.п.);

2) аттестаты;

3) паспорта;

4) договора;

5) акты;

6) справки и т.п.

Словом, все, что может дать информацию о человеке, времени, месте, событии и т.п.

Сюда же можно отнести фотографии, аудио и видеозаписи, словом все, что можно отнести к объектам изучения ТИМА.

Сложность заключается в том, что один и тот же архивный документ в 18 веке и в 21 имеет разную историческую ценность. Но в этом случае, повторяю, все решает собственник.

Другим интересным моментом является то, что для общества и для исследователя один и тот же документ является различным по ценности.

Рассмотрим копию с метрической книги 19 века о бракосочетании Аверьяна Васильева сына Шарапова, дворянина села Яблонево, Скопинского уезда Рязанской губернии, 38 лет, 1 брак, с дочерью дворянина Василия Антонова Гавердовского, Ольгой Васильевной, 23 лет, и поручителями: д. Тонкачевой Пронского уезда дворянином Николаем Алексеевым Сукочев, д. Крутой дворянином Сергеем Марковым Стаханов, д. Крутой Михаилом Васильевым Шараповым и д. Гальцовой Куминского прихода дворянином Иваном Ильиным Зарецким.

Для ГАРО (Государственный архив Рязанской области) эта копия стоит 5 – 10 рублей, а для исследователя это документ большой ценности!!!

В этом документе имеется и дата бракосочетания, и возраст жениха и невесты, девичья фамилия невесты, фамилия, имя и отчество ее отца, география дальнейшего поиска! Кроме того, явное перспективное направление исследований по линии Шараповых, т.к. Михаил Васильевич, скорее всего родной брат Аверьяна Васильевича. Сразу интересны связи между всеми вышеуказанными фамилиями. Особое внимание к сословной принадлежности всех участников этого события: дальнейшие поиски можно проводить по линии дворянского собрания, а это другие фонды и другие поиски.

Кроме того, знание географии (и наличие карты Рязанской области) подскажет, что д. Тонкачевой уже нет, но на карте Рязанской области есть урочище Тонкачи. Дальнейшие поиски определят, что это урочище и является искомым местом, но в этом случае без археографии (географии прошлого) уже не обойтись.

Более углубленное изучение документа показывает, что возраст жениха – 38 лет, скорее всего, определяется его военной службой характерной для дворян Рязани, а дата бракосочетания - 1866 год указывает, что это, возможно, Кавказская война. Теперь данные по семье Аверьяна Васильева сына Шарапова можно поискать не только в ГАРО, но и в Москве, на 2-ой Бауманской, в Военно-историческом архиве. Там очередь желающих и нужны дополнительные данные, но кто ищет…

Следовательно, перед нами генеалогический документ большой ценности, равно как и любая переписка с архивами, также как и отрицательный ответ на запрос тоже является архивным документом для личного архива. Рекомендую относиться к этим документам с особой тщательностью. Вот так можно определить понятие «архивного» документа для вашего личного или семейного архива.

Методы отбора документов, подлежащие архивному хранению.

Шаг 2

Как из документов собрать архив

Если вы только начинаете свои исследования, то можно сразу делать все как надо. Если же ваш архив пока представляет собой большую коробку с бумагами, то необходимо выполнить предварительный анализ всех документов, их классификацию и систематизацию.

Держатели коробок не должны пугаться названий «классификация» и «систематизация», это не так сложно. Вам необходимо внимательно разложить ваши архивные документы по трем уровням, которые в вашем семейном архиве будут называться: фонд, опись, дело.

Архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой. Это могут быть документы одной организации (для нас это не интересно), одного фондодержателя, документы, связанные единством объекта, времени, местонахождения, семьи, рода, отдельного лица. Это может быть так же деление на идеологические или теологические особенности, как-то церковные документы и т.п. Желательно, чтобы в рамках одного семейного архива фондов было не слишком много, хотя их количество определяет сам фондодержатель.

Архивная опись – часть фонда, в которой архивные документы объединены по какому-либо признаку: скажем только электронные копии или только материалы одной губернии и т.п. В архивах есть целая система классификационных признаков архивных описей, но затруднять личные архивы точной системой классификации нет смысла. Желающим провести четкую классификацию описей авторы сайта готовы предоставить учебник по архивоведению. Главное для нас это то, что опись – это объединение документов по признаку.

Дело – часть описи, объединенная конкретными особенностями. Это могут быть совершенно разные особенности, история, содержание, изображение и т.п. Если документ выделить по особенностям трудно, логично собирать документы по времени, к примеру, дела за 2007 год.

Дело – это уже вполне материальный объект, состоящий из листов, каждый из которых представляет собой архивный документ. В архиве дела могут быть очень большими, но мы можем ограничиваться обычной папкой делопроизводителя.

Каждое дело характеризуется заголовком, который раскрывает состав и содержание документов и датой начала дела. Торец дела и его обложка должна содержать информацию о местоположении дела в системе классификации (№ фонда, № описи, № дела), название дела. Очень удобно, если к оборотняя сторона обложки содержит опись названий документов в деле.

Дело закрывается по различным признакам: окончание года, окончание события, наконец, по причине наполнения. Дата окончания дела и количество листов вносится при закрытии дела. Также производится отметка – дело закрыто.

Хорошие результаты дает создание аннотации документов в деле, в случае если заголовок дела не охватывает всех особенностей архивных документов.

Подобную аннотацию удобно иметь и на фонды и на описи архива

Самое главное – классификация и систематизация производится один раз. В архивах вообще существует правило – документы не перекладываются и не дублируются.

Итак, если вы поняли, как будете классифицировать и систематизировать документы с шагом 2 закончено.

Шаг 3

Способы хранения, обеспечивающие полную сохранность документов

Очень важный момент для семейного архива – документы требуется сохранить. Существует множество подходов к хранению документов, у каждого свой вкус. Лично мы храним бумажные носители и носители в виде каких-либо корочек в папко-файлах, формата А5-А3.

Возможно так же применение папок с «липкими» страницами, такие дела имеют очень опрятный вид. При этом следует оценивать структуру материала оригинала, корочки некоторых документов так прилипают, что отрываются только с потерей верхнего слоя. Стоит так же учитывать, что в подобных альбомах сложно ознакомится с оборотней стороной документа.

Самые важные документы должны обязательно иметь электронные копии (быть отсканированы). Дубликаты документов, как и видео- и аудиоматериалы хранятся на электронных носителях и имеют несколько резервных копий.

Более сложно хранить «емкие» предметы памяти. Некоторую сложность представляет хранение орденов и медалей из-за их ценности.

Шаг 4

Создание системы информации о содержании документов

Система информации о содержании документов тесно связана с системой использования документной информации и основана на проведении каталогизации архива.

В общем виде, архивный каталог – это архивный справочник в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам), расположенной в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документарной информации. Для семейных архивов главная цель каталогизации:

А) быстрый поиск информации о содержании документа;

Б) быстрый поиск местонахождения самого документа.

Несмотря на тот факт, что в прошлом и позапрошлом веках основой каталога являлась картотека (и по сей день существуют такие «монстры» как картотека департамента полиции в ГАРФ или картотека Сената в РГИА), все же рекомендуем вести каталог вашего архива в электронном режиме.

Главные условия действенного каталога:

- каждое дело должно иметь название и дату начала дела, а так же количество листов и дату окончания дела при его закрытии;

- наличие аннотаций на фонды, описи и дела существенно упрощает поиски;

- необходимо разработать и поддерживать собственный вариант каталога архива в компьютерном режиме, который должен соответствовать фактическому состоянию архива.

Для семейных архивов каталог – название слишком громкое, можно ограничить его названием путеводитель. Пример путеводителя в Каталоге файлов.

Шаг 5

Организация системы использования документной информации

При создании каталога или путеводителя пользоваться семейным архивом становится легко и удобно. Главное, при добавлении новых документов не следует забывать делать их электронные копии и вносить данные о них в электронный путеводитель.

Более сложным моментом является создание системы использования полной документной информации.

Действительно, возможности каждого исследователя по приобретению и размещению сопутствующих материалов ограничены: мы не можем держать у себя в домах многотомные собрание всей вспомогательной к генеалогии литературы. А сколь нам необходимо сопутствующей информации?

Возможно, придет время, и мы будем иметь библиотеку подобной литературы, но что пока?

Пока данную сложность мы можем преодолеть, используя «держателя» информации. Подобный выход из ситуации успешно применяется участниками крупных военных сайтов. Возьмем, к примеру, источники информации о награждении георгиевскими крестами за РЯВ. В 2006 году вышло уникальное издание с очень маленьким тиражом и очень высокой ценой. Достать это издание желающим просто не было никакой возможности. Решение довольно простое. На сайте Цусима можно задать вопрос об интересующим вас георгиевском кавалере, и участники этого сайта помогут вам его решить!

Если вы обладаете уникальным, дорогостоящим или просто редким материалом по генеалогии или другим смежным областям знаний вы указываете данные этого материала и адрес его меcтонахождения: скажем «держатель predok».

Компьютерные архивные технологии

Большинство пользователей сайта «Генеалогические чтения» в качестве компьютерного программного комплекса использует программу PAF 5. Вопросы по работе данной программы можно задавать на форуме нашего сайта. Прекрасные материалы размещены на сайте А.Иванова:

http://alex-m-ivanov.narod.ru/.

Для тех, кто интересуется другими программами сообщаю, что у держателя predok есть книга М.Б.Петриченко «Компьютер в генеалогических исследованиях». Если есть желание, могу дать ознакомиться.

При этом помните самое главное! Минимальное количество электронных копий для ваших материалов – 3 экземпляра!!! При этом одна из копий не должна хранится у вас дома.

Успехов вам!

С уважением, авторы сайта.