Политические репрессии в советской России на протяжении всей ее истории были настолько рядовым явлением жизни, что затронули семьи всех социальных слоёв. Обоснованный страх репрессий вел к частому уничтожению личных и семейных архивов, документы которых могли быть инкриминированы, а инкриминировано могло быть практически всё, связанное с происхождением, образованием, службой и общественной деятельностью какого-либо члена семьи. В то же время репрессивная система создавала свой документооборот и накапливала свою специфическую документальную базу, и восстановление личных и семейных биографий зачастую просто невозможно без обращения к этим источникам. По этой причине любому человеку, ведущему генеалогический поиск, необходимо знать хотя бы самые основы ведения советской репрессивной документации.
Вкратце они сводятся к следующему. Когда человека арестовывали, на него заводилось одновременно два дела (мы не будем упоминать о различных оперативных делах – они в принципе недоступны): следственное дело, которое вел орган следствия (ГПУ, ОГПУ, УГБ НКВД, УНКГБ, МГБ, КГБ, различные прокуратуры, Особые отделы РККА, изредка УРКМ НКВД), и личное дело заключенного, которое заводила администрация тюрьмы, куда поступал арестованный. В каждом из этих дел была анкета, которую заполняли со слов арестованного и в которой должны были быть перечислены все его ближайшие родственники. Зачастую в этих анкетах они были указаны не все (как правило, опускались имена братьев и сестер, которых арестованный хотел вывести из круга внимания следствия), но родители, супруги и дети обычно указывались. Указание родственника в анкете (особенно тюремной) было основанием для признания его права на получение свидания (как бы не эфемерны были эти права), а в настоящее время оно может явиться документом, подтверждающим родство (зачастую единственным). Следственное дело, по существующим правилам, хранится (вечно!) в архиве следственного органа, сейчас – попросту в региональном управлении ФСБ РФ той области, на территории которой проходило следствие, и куда следует адресовать вопросы по сведениям из анкеты арестованного. Личное знакомство с этим делом предусмотрено только для ближайших родственников, которые могут подтвердить родство цепочкой свидетельств о рождении и браке (здесь часто оказывается необходимым прибегать к анкете арестованного), а остальные – по нотариальной доверенности тех, кто имеет на это право по родству, или волевым решением руководства УФСБ. Допущенный к знакомству с делом по основаниям родства (и его доверенное лицо) имеет право снимать копии (любым способом) с документов, относящихся к самому родственнику, и общих документов дела (обвинительное заключение, приговор), а допущенный по разрешению – в рамках, согласованных с УФСБ. Несмотря на то, что основное содержание самих дел является более или менее грубой фальсификацией и не представляет особенного интереса, там могут содержаться косвенные сведения: даты, адреса, упоминания биографических данных – которые могут оказаться действительно ценными.
Личное дело арестованного, составленное первоначально в следственной тюрьме, после осуждения следует за заключенным в его перемещениях по лагерям. В этом деле, как правило, имеется приговор, личная анкета, сведения о свиданиях, работе, состоянии здоровья, поощрениях и наказаниях, которые накапливались там во время заключения. В случае смерти в деле имеется соответствующее медицинское заключение, а иногда – сведения о месте захоронения. По существующим правилам, личные дела заключенных подлежат уничтожению через 5–6 лет после освобождения, кроме трёх случаев: если заключенный был иностранным подданным, если он умер во время заключения или если он получил инвалидность во время заключения. Сохраняемые дела (а среди них случайно могут оказаться и дела, не относящиеся к этим категориям, впрочем, и не все должные сохранены) хранятся в информационных центрах управлений внутренних дел (ИЦ УВД) тех регионов, на территории которых находилось последнее место заключения перед освобождением (или смертью). Кроме самого дела, в картотеках информационных центров УВД сохраняется карточка «форма № 2» с основными сведениями о заключенном (но не о его родственниках), отбывавшем срок на территории данного региона, с датами его пребывания там. Если известна цепочка перемещений по лагерям, по этим карточкам можно установить их хронологию. На карточке в ИЦ УВД по последнему месту заключения делается отметка с номером личного дела, если оно сохранено, или помета «дело ун.». Запросы о сохранности дела следует адресовать в ИЦ УВД по последнему месту пребывания заключённого. Знакомство с делом предусмотрено только для близких родственников на тех же основаниях, что и для следственных дел. Копии карточек «формы № 2» из региональных управлений МВД отправлялись в Главный информационный центр МВД (ГИЦ МВД) в Москву, куда тоже можно обратиться с запросом, но, как и все прочие законы, это правило выполнялось не очень скрупулезно, и карточек в ГИЦ может не оказаться вообще.
Отдельно следует упомянуть, что по запросу родственника, имеющего на то право, и следственное дело и личное дело заключенного могут быть присланы из иных регионов для ознакомления в санкт-петербургские управления соответственно УФСБ и ГУВД. В этом случае знакомство с ними происходит в стенах архивов санкт-петербургских управлений (где будут проверены подлинники документов о родстве). В текст заявления о присылке дела рекомендуется включить просьбу разрешить копирование документов, чтобы избежать лишних дискуссий после прихода дела для ознакомления. Копировать документы можно с помощью собственной копировальной аппаратуры. Законные наследники имеют право потребовать возвращения подлинников личных документов арестованного (писем, записных книжек, фотографий), приобщенных к делу. Эти правила в настоящее время выполняются.